Muitos podem pensar que o uso de ferramentas de BI é coisa para o departamento de vendas, ou de divisões mais “estratégicas” de uma organização. A verdade, entretanto, é que não existe tal coisa como “divisão mais estratégica”. As funções que estão no chamado back office de uma empresa também podem se beneficiar do analytics para se tornarem mais eficientes.

Um ótimo exemplo disso é o departamento financeiro. Por ele passa o controle das entradas e saídas do caixa da empresa, garantindo a saúde financeira da empresa, para que ela possa fazer os investimentos necessários para seu crescimento e manutenção.

Ter uma solução integrada de BI pode levar o departamento financeiro para o próximo nível. Isso porque ela ajuda a estabelecer melhores práticas, assim como também dá mais segurança e transparência junto a outros setores e também com a gestão administrativa da companhia.

BI no financeiro, na prática

Métricas de acompanhamento e mensuração de resultados junto aos processos de negócio podem mostrar tendências que se refletem diretamente nas contas da empresa. Um exemplo simples: uma indústria pode já usar uma estratégia de dados e analytics para manter logs de suas linhas de produção. Para o time do financeiro, dados desta natureza, implementadas em uma ferramenta de BI, podem dar as informações exatas para analisar questões como:

• as despesas elétricas de uma empresa,
• despesas com manutenção,
• ou o quanto de insumos estão sendo usados ou desperdiçados.

No varejo, a lógica também se aplica. Questões como controle de estoque e inventário, se integradas com uma ferramenta robusta de BI e equipes de compras, podem ser alinhadas em uma estratégia capaz de fornecer subsídios para o financeiro entender melhor perdas ou ganhos nos balanços da companhia.

Como medir a performance do financeiro?

Usar indicadores-chave de performance (KPIs), não precisa ser necessariamente coisa para times de venda ou linhas de produção. Os departamentos financeiros podem usar métricas para medir performance, identificar padrões e irregularidades. Assim como tomar decisões ágeis para resolver problemas ou discrepâncias nas contas da empresa.

Vamos usar como exemplo a parte de contas a pagar, que constantemente está preocupada com as faturas a vencer. Entretanto, avaliar o desempenho desta área não precisa ficar presa apenas à questão “elas foram pagas?”.

Com o BI é possível estimular colaboradores a organizarem melhor o calendário de pagamentos. A exemplo os KPIs com o tempo em que os boletos foram pagos desde o seu recebimento, ou o tempo em que problemas com faturas erradas foram resolvidos.

Definir KPIs que fazem uma divisão pensar “fora da caixa” pode não apenas diminuir gargalos e fazer seu financeiro andar mais eficientemente, como também estimular colaboradores a terem posições mais proativas.

O contas a receber pode usar o BI e KPIs para melhor prever entradas no caixa, controlar valores em protesto. Indicadores também podem dar insights aprofundados sobre o impacto de políticas de descontos condicionadas a pagamentos antecipados, comparando-os com o fluxo de pagamentos em dia e os atrasados.

Com o perdão do trocadilho, no final das contas o financeiro também tem muito a se beneficiar com o uso de soluções de inteligência de negócios. Com uma estratégia afinada e as melhores práticas, as finanças de sua organização podem ser geridas com mais assertividade, transparência e eficiência.